Dentro de la planificación de eventos, la producción audiovisual es una de tus armas secretas para lograr que tu evento sea aún más increíble. Pero para muchos organizadores de eventos, también es un territorio un poco incómodo, en generalmente suele ser manejado por otra persona, y aprendido a través de prueba y error a lo largo de los años.

El audiovisual (AV) es un gran factor de los eventos que impacta cada sala, presentación y ciertamente el presupuesto. Cuando todo va bien, puede que no se note en absoluto, excepto por los invitados, que se retirarán sintiendo que acaban de asistir a un evento increíble. Pero cuando el AV falla, es necesario tener cuidado: la experiencia sentida por los invitados y / o el presupuesto sufren las consecuencias.

Afortunadamente (o desafortunadamente, dependiendo de cómo lo veas), ¡hay algunos errores audiovisuales muy comunes que los planificadores de eventos cometen y que puedes evitar si sigues la lista a continuación!

Error # 1: el contenido de los presentadores se distorsiona al momento de proyectarlo.

Este es un problema muy común, y ocurre particularmente cuando los presentadores usan sus propias plantillas. El problema audiovisual de este caso es la falta de coincidencia entre la relación de tamaño del equipo AV y las diapositivas de contenido.

Cómo evitarlo: Primero, selecciona el tamaño de presentación que deseas utilizar. Las dos opciones más comunes son la pantalla panorámica a 16: 9 (un rectángulo horizontal) y la relación de tamaño de cuatro a tres 4: 3 (más cerca de una imagen cuadrada) y así la pantalla panorámica está actualmente "in vogue". Tu proveedor de AV podrá recomendarte el tamaño de pantalla correcto para que coincida con el tamaño de tu presentación.

Crea una plantilla estándar para todos los presentadores y compártela mucho antes de la fecha límite para enviar el contenido. Si permites que los presentadores usen su propia plantilla, comparte con ellos las pautas de presentación y observa de manera destacada la relación de tamaño de la presentación que se utilizará.

Finalmente, considera tener algún recurso de diseño gráfico en el sitio para hacer ajustes de presentación de último minuto, tales como modificar las presentaciones enviadas que utilizan la relación de tamaño incorrecta, ajustar la vista de notas en los monitores, corregir las transiciones de una diapositiva a la siguiente y más.

Error # 2: el video perfecto de tu presentador se detiene constantemente

Reproducir un video durante una presentación no es tan fácil como parece. Puedes añadir un video directamente en PowerPoint, pero la calidad es baja y solo maneja archivos pequeños. Y al reproducir el video desde YouTube corres el riesgo de interrupción comercial y velocidades lentas al momento de que cargar el video (esas son paradas y pérdidas de tiempo que NO deseas ver durante una presentación en vivo) debido a problemas de conexión a Internet.

Cómo evitarlo: para obtener la mejor calidad y la mejor experiencia para tu audiencia, trabaja con tu socio AV para obtener un archivo de video directo y reproducirlo desde un sistema de reproducción de video específico.

Error # 3 - ¿Tarifas adicionales?

Las salas de eventos tienen una gran cantidad de tarifas que no son explicitas a menos que ya las conozcas anteriormente (y también pueden estar ocultas en esos contratos enormes). E incluso como un profesional experimentado, es posible que te encuentres con tarifas que nunca has visto cuando trabajas con un nuevo lugar, ya que las tarifas como las de electricidad varían de un lugar a otro. ¿Quién imaginaría que la electricidad significaría cosas diferentes en lugares distintos? Pero puede significar todo, desde simplemente conectar tu equipo hasta fuentes de energía adicionales o de distribución.

Los puntos de rigging son un error universal para los planificadores de eventos que no trabajan con socios de producción audiovisual. Esto se refiere a lugares específicos ubicados en el techo y las paredes donde está permitido colgar equipos como iluminación y proyectores.

Cómo evitarlo: la mayoría de los lugares cobran una tarifa especial de rigging o intentan exigir que uses el proveedor interno para administrar esta parte del proyecto.

Trabaja con una productora audiovisual durante la selección de tu lugar del evento para estar atento a cosas como esta (ver el # 10 en esta lista).

Además, solicita al contacto de tu lugar directamente para que te explique detalladamente la parte del contrato que describe estos términos. Incluso si no sabes exactamente de antemano qué equipo AV utilizarás, puedes suponer que necesitarás múltiples puntos de rigging y así podrás negociar en base a esto.