La llegada de la web 2.0 y la mejora de los servicios que ésta ofrecía, especialmente orientados a establecer redes sociales, además del posterior auge de los teléfonos inteligentes, han provocado un cambio en la sociedad que, sin pretenderlo, ha llegado a los centros educativos.

Sin duda los primeros en reaccionar fueron las universidades, que ya llevan años trabajando en estos temas. Son las únicas con los recursos necesarios para abordar la situación con garantías, al menos en un primer momento en el que se requiere: personal formado, herramientas y también recursos. También son las únicas que compiten en un ámbito, podríamos decir, “mundial” y no local como los centros educativos.

Mapa visual de la web2.0 Funcación Orange, obtenido de: http://www.internality.com/web20/ data de 2007. Algunos servicios han desaparecido y han aparecido muchos más pero nos ayuda a hacernos una idea de la magnitud de la web 2.0.

Entonces se nos plantea aquí esta cuestión: ¿Por qué deben los centros educativos establecer un plan de comunicación externa con su entorno?.

Sencillamente porque existe una necesidad de comunicación entre los llamados stakeholders (todas las personas o instituciones con necesidad, por el motivo que sea, de relacionarse con una organización [colegio, IES, etc.]). Esa necesidad de comunicación se acrecienta en el contexto actual en el que se está cambiando la forma de enseñar/aprender y la forma de entender la educación por parte de todos los actores implicados. Así la comunicación debe ser mediada y planificada en la medida en que van incrementándose el número de actores, su complejidad y el volumen de la organización es más grande, pues a mayor volumen más difícil es conocer/coordinar todas las “conversaciones” que se producen en/con ella y por tanto se pueden estar produciendo conversaciones erróneas, voluntaria o involuntariamente.

 

¿Qué nos puede aportar un plan de comunicación?

Permitidme que empiece por detrás para que no se me olvide: a todos nos gusta, y muchos tenemos la necesidad de recibir feedback de lo que hacemos. Narcisismo, ganas de mejorar, satisfacción, impacto de la acción, grado de felicidad que hemos causado, etc. pueden ser algunos de los motivos, pero hay motivos. Por tanto un elementos imprescindible del Plan de  comunicación es que recoja la forma de retroalimentar a  los stakeholders de la organización y a nosotros mismos. La comunicación va de la mano de la información pero no son lo mismo. La comunicación necesita de una RESPUESTA, de una RELACIÓN.

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Podemos establecer cuatro grandes agentes (stakeholders) interesados o relacionados con la realización de un plan de comunicación por parte de un centro educativo: el propio centro, los profesores, los alumnos y sus familias.

Desde el punto de vista de un CENTRO EDUCATIVO, el centro tiene una necesidad legal de comunicar/hacer pública cierta información en momentos de tiempo muy concretos: admisiones de alumnos, matrículas, pruebas concretas, mensajes de alerta (gota fría, inundación, etc.). También tiene una necesidad vital: necesita comunicar quién es, qué lo define, cuáles son sus objetivos y sus peculiaridades que lo hacen diferente de otro centro, así como muchas de las actividades que se realicen para favorecer el buen funcionamiento de las mismas y para facilitar su éxito, y por otra parte necesita estar en contacto con sus usuarios externos (familias, proveedores, vecinos del centro educativo, autoridades, asociaciones, etc.) /internos (alumnos, profesores, pas).

Para los PROFESORES existe la necesidad de conocer cambios legislativos que se producen y que afectan a mi trabajo, decisiones que ha tomado la dirección del centro, alertas, problemas que están teniendo o se están dando en los centros: falta de suministros (internet, teléfono, etc.), en el caso de centros concertados por ejemplo el incumplimiento del concierto por parte de las autoridades educativas a nivel económico, o cosas más livianas como una invasión de piojos o la existencia de un nuevo recurso que se ha instalado en el centro.

En el momento actual, además el profesor es el AGENTE de CAMBIO por tanto la información que genere ayudará a conseguir ese cambio y a “educar” quienes están a su alrededor para conseguirlo. Sin embargo, es importante como veremos próximamente NO olvidar la COMUNICACIÓN INTERNA para ayudar a favorecer un cambio en la Cultura Corporativa de modo que el profesor se sienta ACOMPAÑADO y ORIENTADO.

Los ALUMNOS son el “life motive” de los centros educativos. La comunicación les debería llegar de lleno, aunque a veces por problemas de edad/madurez es difícil conectar con este público. Sin embargo debemos hacer un esfuerzo para que los alumnos entiendan qué deben aprender y por qué es tan importante, cual es el alcance de lo que hace el centro y de lo que aprenden en él y cuales son las repercusiones, y a su vez estos deberían tener canales para devolverle al centro lo qué han aprendido y lo que no y también sus ideas que las tienen sobre lo que hacen. 

Las FAMILIAS han sido siempre una parte vital del engranaje educativo, pero su involucración la educación de los hijos y/o en la marcha de los centros durante los últimos tiempos ha provocado un mayor acercamiento a los centros, les ha llevado a vincularse más a estos para tener voz en la educación de sus hijos. Como resultado hay que canalizar la comunicación para que se de forma ágil y adecuada. Notas, ausencias, retrasos, problemas personales (económicos, enfermedades, alergias, etc)  logros, sugerencias, etc. son algunos de los elementos a comunicar.

Ahora ya tenemos por dónde empezar, aunque no estaría de más plantearnos retos más ambiciosos como ampliar los públicos a los que dirigirnos. Para ello deberíamos realizar un mapa de públicos.

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Hoy día todos los públicos están relacionados.

 

MAPA DE PÚBLICOS.

Un mapa de públicos recoge al conjunto de los públicos de la organización, los clasifica según  su importancia y el peso específico que debiera tener en el esfuerzo comunicativo del centro.

Puede verse un ejemplo en el MÁGICO de la Universidad Jaime I de Castellón:

http://www.uji.es/bin/infoinst/docinst/magico/cs/4.pdf

 

CANALES DE COMUNICACIÓN

Es muy importante la selección de estos canales. Tradicionalmente se han venido utilizando

• Manual de bienvenida
• Folleto corporativo
• Tabón de anuncios
• Circulares
• Teléfono de información
• Jornadas de puertas abiertas
• Buzón de sugerencias
• Revista del colegio

 

Sin embargo debemos ir pensando en su sustitución progresiva (si no de todos, sí de una buena parte de ellos) en la medida que podamos considerar que todos nuestros públicos pueden tener acceso a los nuevos. Es decir se disponen de la conexión a internet y de los dispositivos adecuados. Algo que cada vez está más cerca. Los nuevos canales son:

 

• Plataforma educativa/ Intranet

• Página web del colegio (foros y chats)
• Red social:
  • Facebook,
  • Twitter
  • Blogs
  • Otras redes sociales que consideremos de interés.

 

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OBJETIVOS del Plan de comunicación:

• Dar a conocer y consolidar el proyecto educativo.
• Tomar el control de la información sobre el centro (evitar la información distorsionada o el rumor).
• Establecer cauces de comunicación del centro hacia sus públicos y viceversa.
• Fomentar una cultura de la cooperación entre el centro y sus públicos y procurar su integración.
• Favorecer  el intercambio de la comunicación entre todos los agentes vinculados.

 

RIESGOS:

Nuestro plan de comunicación no está exento de riesgos. Además de los obvios cuando nos adentramos en algo nuevo y en lo que no somos expertos, debemos contar con elementos de freno, barreras al cambio que surgen en todas las organizaciones cuando se intenta cambiar algo.

Otros de los grandes riesgos que existen es precisamente aquel que regula la Ley Orgánica de Protección de Datos: la  LOPD. En todas las comunicaciones debemos, como dice el artículo 1 de la citada ley,  garantizar y proteger, en lo que concierne al tratamiento de los datos personales, las libertades públicas y los derechos fundamentales de las personas físicas, y especialmente de su honor e intimidad personal y familiar.

Por tanto siempre debemos poner por delante el cumplimiento de la legislación en cualquiera de las acciones comunicativas.

 

CONCLUSIÓN:

¿A qué esperas si todavía no lo estás haciendo?